Können weniger Meetings das leise Aufhören rückgängig machen? Forschung sagt „Ja“

Die Forderung nach „Null-Meetings“ sei zu einem Druckmittel für Arbeitnehmer geworden, die einen Jobwechsel erwägen, so a neue Studie von der Softwarefirma Otter.ai und der University of North Carolina in Charlotte. Die Teilnehmer berichteten, dass sie zu viele Meetings in ihren Kalendern hatten, was sie „genervt“ und „frustriert“ machte.

In anderen Nachrichten… ist Wasser nass.

Interne Meetings sind seit mehr als einem Jahrzehnt ein heikler Bereich, aber der Einfluss, den Mitarbeiter während des Massenrücktritts ausüben, sollte Führungskräfte dazu motivieren, diesen Aspekt ihrer Organisation erneut zu prüfen. Als Arbeitsplatzexperte mit mehreren Büchern u TED Talk Was die Vereinfachung betrifft, ist „Null Meetings“ seit Jahren mein Schlachtruf.

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Durch den Rechercheprozess Warum einfach gewinnt, stellte ich fest, dass die Arbeitsplatzkomplexität aus zwei Quellen stammt: der Organisation selbst und einzelne Mitarbeiter. Die organisatorische Komplexität bezieht sich auf Branchenvorschriften sowie die Anzahl der Personen, Schritte, Entscheidungen und Datenpunkte, die erforderlich sind, um in Ihrem Unternehmen etwas Sinnvolles zu tun. Zum Beispiel die Anzahl der Genehmigungen in Ihrem Einstellungsprozess oder die Compliance-Anforderungen für die Verwaltung von Verbraucherdaten in Großbritannien oder Südkorea.

Individuelle Komplexität hingegen bezieht sich auf Bürokratie, die von einer Person oder einer einzelnen Organisation geschaffen wurde. Ein reales Beispiel ist der VP, der ein fünfstündiges wöchentliches Meeting abhält, oder die Geschäftseinheit mit einem besonderen Händchen für PowerPoints mit mehr als 200 Folien.

In Ihrem eigenen Unternehmen werden Meetings sowohl von der Unternehmenskultur als auch von den Personen beeinflusst, die sie leiten und daran teilnehmen. Um die Komplexität in Meetings, die Sie leiten oder an denen Sie teilnehmen, auszurotten, beantworten Sie die folgenden sechs Aussagen entweder mit „konsequent“, „manchmal“, „selten“ oder „nie“.

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1. Ich verbringe jede Woche höchstens 20 % meiner Zeit mit unproduktiven Besprechungen/Anrufen.

2. Ich arbeite/ermutige mein Team dazu, mit Blick auf die Vereinfachung zu arbeiten.

3. Die Meetings, die ich leite, beginnen und enden pünktlich.

4. Meetings in meiner Organisation haben einen klaren Zweck und eine klare Tagesordnung.

5. Nur wichtige Personen werden zu Meetings eingeladen, an denen ich teilnehme.

6. Ich fühle mich wohl dabei, Einladungen zu Besprechungen abzulehnen oder die Teilnahme an jemand anderen zu delegieren.

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Berechnen Sie Ihre Gesamtsumme, indem Sie die folgende Scorecard für jede Antwort verwenden:

· Konsequent = 0

· Manchmal = 1 Punkt

· Selten = 2 Punkte

· Nie = 3 Punkte

Wenn Sie gezählt haben 1 bis 4 Punkte, suchen Sie nach Möglichkeiten zur Vereinfachung von Besprechungen in Ihrer Organisation. Im Moment ist dieser Aspekt Ihres Alltags funktional, aber mindestens eine „Nie“- oder „Selten“-Antwort schafft Komplexität. Untersuchen Sie diesen Bereich und korrigieren Sie den Kurs jetzt, um eine Kontamination in anderen Aspekten des Geschäfts zu vermeiden.

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Wenn Ihre Summe ist 5 bis 9 Punkte, zeigen Meetings in Ihrer Organisation Symptome von Komplexität und werden sich wahrscheinlich auf andere Aspekte des Betriebs ausweiten, wenn sie nicht aktiviert werden. Erwägen Sie, sofort ein Meeting-Audit durchzuführen, um festzustellen, welche Meetings wertvoll sind – und welche in einen See aus Feuer geworfen werden sollten.

Wenn Sie getroffen haben 10 bis 14 Punkte, Meetings sind eine wichtige Quelle für Komplexität. Wahrscheinlich geht das Problem über Ihre Organisation hinaus und erstreckt sich auf das gesamte Unternehmen. Da die Komplexität alles betrifft, von Statusmeetings und Brainstorming-Sitzungen bis hin zu Planung und Entscheidungsfindung, steckt Ihr Unternehmen vermutlich an mehreren Fronten im ersten Gang fest.

Schließlich, wenn Sie eine Summe von berechnet 15 oder mehr, Meetings haben ein gefährliches Maß an Komplexität erreicht. Obwohl Unternehmensressourcen in alarmierendem Tempo verschwendet werden, haben die Mitarbeiter den Status quo akzeptiert. Die Menschen haben sich mit einer Mentalität des stillen Aufgebens abgefunden oder sie versuchen aktiv, die Agenten des Wandels zu sabotieren. In jedem Fall erfordert der Status Ihrer Meetings sofortige Aufmerksamkeit.

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Teilen Sie nun die sechs Aussagen und die Diagnose mit Ihren Teams und bitten Sie sie, die wahrscheinlichen Gründe zu nennen, warum die Komplexität Meetings missbraucht hat – und bieten Sie Ideen zur Vereinfachung an. Planen Sie eine Sitzung, um sowohl Gründe als auch Lösungen zu besprechen, die auf einem Whiteboard festgehalten werden sollten.

Nachdem Sie die Machbarkeit von Lösungen diskutiert haben, stimmen Sie ab, welche drei sofort umgesetzt werden sollen – und tun Sie es. Beispiele für Lösungen könnten „Meetings auf acht oder weniger Teilnehmer begrenzen“ oder „Jede Meeting-Einladung muss eine Tagesordnung enthalten“ und „Meeting-freie Freitage einhalten“ sein. Um eine Rückkehr zum normalen Tagesgeschäft zu verhindern, sollten Sie erwägen, ein Meeting-Mantra mit diesen Erwartungen zu erstellen und es im gesamten Unternehmen zu teilen.

Wenn Sie diesen neuen Ansatz gegenüber dem größeren Unternehmen validieren müssen, fügen Sie eine Erinnerung daran ein, dass Meetings teuer sind. Die Reduzierung oder Eliminierung unnötiger Besprechungen verbessert nicht nur die Moral der Mitarbeiter und fördert die Mitarbeiterbindung, sondern auch hilft Unternehmen, Kosten drastisch zu senken. Bei Unternehmen mit 100 Mitarbeitern liegen die Einsparungen bei etwa 2.5 Millionen US-Dollar pro Jahr und bei Unternehmen mit 5000 Mitarbeitern steigt die Zahl auf über 100 Millionen US-Dollar.

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Untersuchen Sie, wie Besprechungen in Ihrer Organisation durchgeführt werden – und eliminieren Sie diejenigen, die ihren Nutzen überlebt haben – kann dazu beitragen, Mitarbeiter zu halten und das Unternehmen zu einer höheren Produktivität zu führen. Ermutigen Sie Ihr Team, Meetings ohne klaren Zweck, Entscheidungsträger oder Agenda abzulehnen, und belohnen Sie Mitarbeiter, die in diesem Bereich konsequent Mut beweisen. Hinterfragen Sie weiterhin neue Meetings und rationalisieren Sie aktuelle Meetings, und Sie werden Zeuge einer Verlagerung weg vom stillen Beenden und hin zu einer intelligenteren, einfacheren Arbeitsweise.