Für eine effektive Kommunikation ist Ton (Überraschung!) am wichtigsten: 5 Strategien für Effektivität

Sie wissen, dass Kommunikation entscheidend für Ihre Glaubwürdigkeit und Effektivität ist, aber wie bei so vielen Dingen in den letzten Jahren hat ihre Bedeutung zugenommen und ihre Natur hat sich verändert. Bei Hybrid- und Remote-Arbeit erfordert die Distanz, auf neue Weise und mit einer stärkeren Betonung des Schreibens und asynchroner Ansätze zu kommunizieren.

Interessanterweise Kommunikation trägt zur psychischen Gesundheit bei, Inklusivität, Vertrauen, Bindung und Kultur. Und ein Element der Kommunikation sticht heraus: Ton. Wie Ihre Botschaft gestaltet ist und wie sie von den Empfängern wahrgenommen wird, kann den entscheidenden Unterschied für Ihren und ihren Erfolg ausmachen.

Kommunikation reduziert Distanz

Neue Möglichkeiten zu außerhalb des Büros arbeiten, von entfernten Orten und aus der Ferne haben die Auswirkungen der Kommunikation hervorgehoben. Nach neuen Daten von Grammatik und die Harris-Umfrage, sagen 82 % der Wissensarbeiter, dass das Arbeiten im Homeoffice die Notwendigkeit erhöht, ein besserer Kommunikator zu sein.

Darüber hinaus fällt es den Menschen schwer, mit Kollegen in Verbindung zu bleiben, und 45 % der Mitarbeiter geben an, dass ihre persönlichen Beziehungen aufgrund des hybriden Arbeitens gelitten haben. Diese Erfahrung variiert je nach Generation, wobei 59 % der Generation Z, 48 % der Millennials, 45 % der Generation X und 28 % der Babyboomer dasselbe sagen.

Ganze 62 % der Arbeitnehmer geben an, dass bessere Kommunikationsfähigkeiten notwendig sind, um Vielfalt und Inklusion zu fördern. Dies gilt insbesondere für 75 % der Arbeitnehmer, die sich als neurodivergent bezeichnen – die angeben, dass ineffektive Kommunikation ein Hindernis für die Inklusion darstellt, während nur 64 % der neurotypischen Befragten dieser Meinung sind. Und 77 % derjenigen, für die Englisch eine Zweitsprache (ESL) ist, geben an, dass ineffektive Kommunikation ein Hindernis darstellt, verglichen mit 68 % derjenigen, für die Englisch ihre Hauptsprache ist.

Gute Kommunikation schafft aber auch ein positives Arbeitserlebnis: 52 % der Arbeitnehmer sagen, dass asynchrone Kommunikation ihre Arbeit flexibler macht, 42 % geben an, dass sie produktiver sind und 34 % sagen, dass sie ein größeres Gefühl der Inklusion verspüren. Darüber hinaus wird effektive Kommunikation für 56 % der Befragten als Grund für eine höhere Zufriedenheit mit der Arbeit und für 54 % für verbesserte Beziehungen zu Kollegen angesehen.

Ton und Vertrauen

Es gibt viele Faktoren für eine effektive Kommunikation – von Inhalt und Ton bis hin zu Empathie, Modus und Plattform – aber der Ton scheint besonders kritisch zu sein. Tatsächlich sagen 53 % der Wissensarbeiter, dass der Ton wichtiger ist als der Inhalt der Kommunikation. Aber 71 % haben Schwierigkeiten, die richtigen Worte zu wählen, um andere nicht zu beleidigen, und 56 % sind unsicher, ob sie den richtigen Ton für ihre Kommunikation finden.

Der Ton hat einen wesentlichen Einfluss darauf, wie gut Menschen zusammenarbeiten. Wenn die Kommunikation positiv ist,

• 62 % reagieren schneller
• 57 % reagieren besser auf zukünftige Anfragen
• 48 % sprechen das Anliegen an oder erledigen die Arbeit in höherer Qualität
• Und 59 % nehmen den Absender positiver wahr

Für diejenigen, die sich in verschiedenen Büros innerhalb der USA oder in verschiedenen Büros außerhalb der USA befinden oder die vollständig remote arbeiten, erhöht sich jeder dieser Prozentsätze zwischen 3 % und 11 %.

Den richtigen Ton schaffen

Den richtigen Ton zu finden, ist ein heikler Prozess und eine feine Mischung aus verschiedenen Elementen der Kommunikation. Hier erfahren Sie, wie Sie das richtige Gleichgewicht finden.

Nr. 1 – Seien Sie sachlich, aber freundlich

Eine der ersten Möglichkeiten, den richtigen Ton zu finden, ist, sachlich, aber auch freundlich zu sein. Sie müssen diesen Ansatz für Ihre Kultur und Ihre Rolle verfeinern, aber im Allgemeinen schätzen die Leute eine Anrede, anstatt direkt in Ihre Inhalte einzutauchen. Und ein Kommentar wie „Ich hoffe, es geht dir gut“ oder a kurze Bestätigung des Wetters oder der Jahreszeit kann eine positive Startbahn für einen Geschäftsaustausch bieten.

Sie sollten sich kurz fassen und diese Taktiken besonders in einer ersten Nachricht verwenden, die ein Thema eröffnet. Aber dann möchten Sie sich auf das eigentliche Geschäft konzentrieren, ohne zu förmlich zu sein. Vergleichen Sie Ihre beste Kommunikation mit einer Business-Casual-Garderobe, in der Sie nicht in Jogginghosen, aber auch nicht in einem dreiteiligen Anzug auftauchen. Sie konzentrieren sich auf die Ergebnisse, die Sie erreichen müssen, aber mit einer positiven Stimme.

#2 – Seien Sie selbstbewusst, aber nicht arrogant

In Ihrer Kommunikation werden Sie am effektivsten sein, wenn Sie Selbstvertrauen mit Demut in Einklang bringen. Seien Sie klar und haben Sie einen Standpunkt, aber bitten Sie auch um Input, wenn es angebracht ist. Lassen Sie den Absender mit Ihrem Ton wissen, dass Sie Ihre eigenen Perspektiven haben, aber auch ihre schätzen, da Sie wissen, dass Sie nicht alle Antworten haben.

#3 – Seien Sie prägnant, aber nicht kurz angebunden

Sie sollten in Ihrer geschäftlichen Kommunikation auf den Punkt kommen, aber vermeiden Sie es, kurz oder schroff zu sein. Geben Sie Kontext an und gehen Sie nicht davon aus, dass die Leute den Hintergrund Ihrer Kommunikation kennen – es sei denn, Sie sind sich sicher, dass dies der Fall ist. Bearbeiten Sie Ihre Mitteilung vor dem Versenden, damit Sie genügend Details bereitstellen, ohne den Leser zu überfordern.

Seien Sie auch klar, worum Sie bitten. Erwägen Sie, in Ihrem Kommuniqué früh auf den Punkt zu kommen und dann im letzten Teil der Nachricht mehr Details oder Hintergrundinformationen bereitzustellen.

Manchmal ist das, was Sie nicht einbeziehen, genauso wichtig wie das, was Sie tun. Seien Sie also wählerisch bei dem, was Sie sagen, und beziehen Sie die wichtigsten Elemente des Inhalts ein. Überbeanspruchen Sie außerdem das geschriebene Wort nicht. Wenn das Lesen eines schriftlichen Schreibens länger als fünf Minuten dauert, mehr als fünf Punkte enthält oder mehr als fünf Volleys erfordert, ist es wahrscheinlich besser als kurzer Anruf oder mündlicher Austausch.

#4 – Sei überzeugend, aber nicht emotional

Wenn dich ein Thema leidenschaftlich beschäftigt oder wenn du wütend oder frustriert bist, sei besonders vorsichtig mit deiner Antwort. Sie werden überzeugend sein wollen, wenn Sie für etwas plädieren, wenn die Situation richtig ist, aber vermeide es, defensiv, emotional oder wütend zu sein in deinem Ton. Wenn Sie sich besonders aufgeladen fühlen, sollten Sie einige Stunden warten, bevor Sie auf Senden klicken, oder sogar darauf schlafen, bevor Sie Ihre Notiz starten.

#5 – Seien Sie authentisch, aber nicht unaufmerksam

Am allermeisten möchten Sie in Ihrer Kommunikation Sie selbst sein – gleichzeitig achten Sie darauf, was für den/die Empfänger Ihrer Kommunikation am wirkungsvollsten ist. Für jemanden, der sehr datengetrieben ist, sollten Sie die Beweise vorlegen, oder für jemanden, der sensibler ist, können Sie einen zusätzlichen Satz für eine Aufwärmlinie verwenden. Aber übertreiben Sie es nicht und tun Sie es Stellen Sie sicher, dass Sie authentisch sind. Überlegen Sie, wie Ihre Mitteilung aufgenommen wird und wie der Empfänger Informationen am liebsten hört und am besten versteht.

Es ist ein Wunder

Großartige Kommunikation Beziehungen aufbauen kann und erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, aber Sie stehen vor vielen Hindernissen. Sie verwenden ein Wort, das jemand anderes negativ interpretiert. Sie beabsichtigen einen Ton, den der Empfänger falsch versteht. Sie verzögern Ihre Antwort und Ihr Kollege macht falsche Annahmen darüber, warum Sie das getan haben. Und bei der schriftlichen Kommunikation fehlen Ihnen alle Hinweise und Hinweise, die nicht verbal sind. Es ist ein kleines Wunder, dass wir überhaupt kommunizieren können, wenn man über die Barrieren nachdenkt.

Aber Absicht hilft. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, gut zu kommunizieren, Ihr Publikum zu berücksichtigen und auch noch einmal zu lesen und zu bearbeiten, werden Sie die Vorteile ernten.

Darüber hinaus können Sie als Empfänger der Kommunikation auch dem Absender im Zweifelsfall zustimmen – wenn Sie die Hindernisse kennen, können Sie über die wörtlichen Worte hinausblicken und auf positive Absichten achten.

Absicht ist nicht dasselbe wie Wirkung

Sie haben gehört, dass Absicht nicht gleich Wirkung ist, und das gilt insbesondere für schriftliche Kommunikation, asynchrone Kommunikation und Fernkommunikation. Aber es lohnt sich, sich die Mühe zu machen, damit Sie Beziehungen aufbauen, Ihre Glaubwürdigkeit entwickeln und in Ihrer Arbeit glänzend erfolgreich sein können.